Hoeveel bekers bestelt u voor een evenement?

Het bezoekersaantal is niet rechtstreeks gelijk aan het aantal bekers dat u moet kopen. De benodigde voorraad hangt af van bekers in omloop, retourtempo, reiniging en bekers die bezoekers houden. Baseer de berekening op de werkelijke organisatie van uw evenement.

Maak de voorraadberekening inzichtelijk

Verdeel de behoefte in drie groepen: bekers bij bezoekers, bekers die tijdens inzameling en wassen niet beschikbaar zijn, en een geplande reserve. Een rekenvoorbeeld: 600 in gebruik, 200 in de wascyclus en 100 reserve vragen samen 900 bekers.

Dit is geen norm voor een evenement met 600 bezoekers. Piekdrukte, het aantal bars en de snelheid van terugbrengen veranderen de uitkomst. Maak de aannames zichtbaar zodat het team ze kan aanpassen als de planning wijzigt.

Het gekozen model beïnvloedt de berekening. Vergelijk een evenementenbeker van 300 ml met een beker van 500 ml aan de hand van uw porties. Gebruik het evenementenassortiment om een selectie te maken. Vermeld per maat het afzonderlijke aantal.

Wat verandert zonder wassen op locatie?

Als een gebruikte beker tijdens het evenement niet kan terugkeren naar de bar, mag dezelfde beker niet in meerdere rondes worden meegeteld. Bekers die bezoekers als souvenir meenemen verdwijnen eveneens uit de beschikbare voorraad.

Leg vast wie de bekers ophaalt en wanneer ze weer bruikbaar zijn. Plan geen wasrotatie zonder passende mensen, apparatuur en werkwijze. De voorraadplanning moet aansluiten op wat op locatie daadwerkelijk mogelijk is.

Vergelijk totale kosten op dezelfde basis

Laat de offerte beker, bedrukking, instelkosten, accessoires, verpakking en vervoer beschrijven. Controleer de btw-behandeling en hoeveel ontwerpen en afleveradressen zijn inbegrepen.

Een lagere stukprijs zegt weinig als de inhoud van de offertes verschilt. Vergelijk gelijkwaardige series en houd opties apart. Neem ook retour- en wasorganisatie mee in de evenementbegroting, zelfs als deze kosten buiten de aankoop van de bekers vallen.

Vraag twee bruikbare aantallen aan

Kies bij een plan in ontwikkeling twee realistische aantallen in plaats van een lange willekeurige prijstabel. Beschrijf waar extra voorraad voor dient: een ander evenement, volgend seizoen of een tweede uitgiftepunt.

Meer inkopen heeft pas zin als de bekers worden gebruikt en goed kunnen worden opgeslagen. Vermeld verschillende maten en ontwerpen afzonderlijk. Bij IML geldt het minimum van 1.000 stuks per inhoudsmaat en ontwerp.

Wanneer legt u het aantal vast?

Bevestig het aantal samen met model, bedrukking en leverplan. Een latere aanvulling kan een nieuwe productieronde en apart transport nodig maken.

Controleer vóór goedkeuring de resterende voorraad van eerdere edities en de staat daarvan. Geef de noodzakelijke ontvangstdatum, ontvanger en eventuele ontvangstbeperkingen op. Tel na afloop retours en verliezen om de volgende berekening te verbeteren.